راهکارهایی برای افزایش بازدهی و بالابردن بهره‌وری در شرکت‌ها

به گزارش ایسنا، بنابر اعلام گروه نرم‌افزاری پیوست، از متوسط ساعت کار مفید ۲۲ دقیقه در روز کارمندان دولتی تا خوش‌بینانه‌ترین آن ۱۱ ساعت در هفته برای کارمندان بخش خصوصی افزایش بهره‌وری نیروی کار و افزایش ساعت کار مفید یکی از دغدغه‌های اساسی مدیران بخش خصوصی و مخصوصاً با نیروی کار دانش‌محور است. اهمیت این موضوع روزبه‌روز با توجه به بحران اقتصادی بیشتر می‌شود.

انجام کار مفید یا انجام کار غیرمفید

به‌عنوان بخشی از بدنه اجتماعی شاغلین در اجتماع، وقتی با این آمار مواجه می‌شویم باید در نظر بگیریم که قبل از انکار آن باید در نظر گرفت تعریف کار غیرمفید چیست؟

· اگر شما زمان زیادی را برای پیداکردن اسناد، در میان زونکن‌هایی که درست طبقه‌بندی نشده‌اند صرف می‌کنید، در عمل کار مفید انجام نداده‌اید!

· اگر در جلسات متعدد کاری روزانه یا هفتگی، دستور جلسه مشخص نیست و زمان جلسه به بحث‌های غیر کاری صرف می‌شود و تصمیم‌گیری خاص و مفیدی هم گرفته نمی‌شود، کار غیرمفید داریم!

· اگر در سازمان شما گردش مستندات روال مشخصی ندارد یا تصمیم‌گیری‌ها، قائم به فرد است، احتمالاً زمان سازمانی زیادی در انتظار تصمیم‌گیری از بین می‌رود.

· اگر مستندات در گردش، بین واحدهای مختلف گم می‌شود یا دیر به مقصد می‌رسد، هیچ‌کس مسئولیت تأخیر در انجام کار را بر عهده نمی‌گیرد و همیشه دلیلی برای انجام ندادن کار، در زمان معین، پیدا می‌شود، اتلاف وقت موج می‌زند!

· اگر مدیران و پرسنل زمان زیادی را برای صحبت‌های غیر کاری صرف می‌کنند و نام آن را روابط انسانی در محیط کار می‌گذارند، در واقع اتلاف زمان مفید کار را شاهد هستیم.

· اگر همه افراد در سازمان شما از حجم کار می‌نالند و احساس می‌کنند وقت برای آموزش و به‌روز شدن ندارند، سازمان شما نیاز به تحول دارد.

مدیریت زمان، فردی یا سازمانی؟

در واقع یکی از مشکلات اصلی ما برای افزایش بهره‌وری، مدیریت زمان سازمانی است و به ابزارهایی برای مدیریت زمان نیاز داریم. اگر زمان را به‌صورت سازمانی، درست مدیریت کنیم به افزایش بهره‌وری و افزایش ساعات مفید کار دست پیدا خواهیم کرد. در عمل مدیریت زمان فردی، مکمل مدیریت سازمان سازمانی خواهد بود.

مجموعه کارا، چابک و با بهره‌وری بالا، ایده‌آل یا قابل دست یافتن؟

در مجموعه‌هایی می‌توان به بالا بردن بهره‌وری و افزایش ساعت کار مفید امیدوار بود که زیرساخت لازم برای این امر فراهم باشد:

· مدیریت الکترونیک اسناد: با استفاده از موتور جستجو، در زمان نیاز به هر مستند، در یک بانک الکترونیک مستندات سازمانی، به‌راحتی بتوانید به مستندی که مجاز هستید دسترسی پیدا کنید.

· مدیریت جلسات: قبل از جلسه، دستور جلسه برای افراد ارسال‌شده، پرسنل بامطالعه و اشراف نسبت به موضوع و مدت جلسه، در آن شرکت می‌کنند، در پایان جلسه تصمیم‌گیری انجام‌ شده، صورت‌جلسه تنظیم و کارها بین افراد تقسیم می‌شود.

· کارتابل الکترونیک تحت وب: کارشناسان و مدیران، کارها را در کارتابلشان دریافت می‌کنند، کار موردنظر را انجام و مستند الکترونیک مورد نظر را به مرحله بعد می‌فرستند، مدیران ارشد هم بر اساس نوع کار، می‌توانند کارها را بین مدیران و کارشناسان زیردست توزیع نمایند.

· فرم ساز و موتور گردش کار: کارها به‌صورت الکترونیکی و تحت وب برای افراد ارسال می‌شود، زمان ارسال، زمان مشاهده و زمان انجام کار ثبت‌شده و مراحل انجام کار مشخص‌ شده است. هر تأخیر در انجام کار به‌صورت خودکار به مدیر ارشد گزارش می‌شود تا در مورد آن تصمیم‌گیری کند.

· گزارش‌های بهره‌وری: ابزار درست برای اندازه‌گیری زمان مورد نیاز برای انجام کار فراهم می‌شود، با بررسی زمان واقعی انجام کار، بخش‌های زمان‌بر مشخص‌شده و آموزش مورد نیاز به پرسنل برای تسریع در انجام کار داده می‌شود.

عزم سازمانی رمز موفقیت افزایش بهره‌وری در شرکت:

برای پیاده‌سازی این ساختار عزم سازمانی لازم است، مدیران سازمان باید در این مسیر گام بردارند و این ساختار را هدایت کنند و پرسنل نیز در جهت موفقیت شرکت توجیه شوند و هم‌راستا با اهداف سازمانی حرکت نمایند.

حرکت به‌سوی سازمان الکترونیک و استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری = افزایش بهره‌وری و مدیریت بهینه زمان در سازمان